Checkliste zur Vorbereitung von Besprechungen und Konferenzen

Eine Konferenz in größerem Rahmen mit vielen Teilnehmern wie zum Beispiel eine Jahrespräsentation oder ein Kick-Off Meeting will gut organisiert sein. Solche Events finden meistens außer Haus in Konferenzräumen von Hotels oder ähnlichen Veranstaltungsorten statt. Es gilt hier besonders, alle Eventualitäten im Vorhinein zu berücksichtigen, um für mögliche Pannen vorbereitet zu sein. Oftmals müssen solche Events unterbrochen werden, weil die Technik versagt, oder das notwendige Verlängerungskabel fehlt. Bevor man mit der Organisation einer solchen Veranstaltung beginnt, müssen viele Fakten geklärt werden, denn nur dann können optimale Rahmenbedingungen geschaffen und geplant werden. Nachfolgend eine Checkliste mit den wichtigsten Kriterien.

Check 1 – Rahmenbedingungen klären

  1. Art der Besprechung.
    1. Weitergabe von Informationen
    2. Schulung/Training, Erteilung von Anweisungen, offene Diskussion von Problemen
  2. Ziel/e der Besprechung.
  3. Wer leitet die Besprechung – Referenten?
  4. Wer soll eingeladen werden – Liste der Teilnehmer?
  5. Müssen sich die Teilnehmer vorbereiten?
  6. Sollen externe beziehungsweise Gast-Referenten hinzugezogen werden?
  7. Datum, Zeit, Örtlichkeit und Dauer der Besprechung.

Check 2 – Agenda und Einladung

Die Agenda sollte folgende Punkte enthalten und so informativ und knapp wie möglich gehalten sein.

  1. Ort, Datum, Zeit, Dauer
  2. Topics oder Agendapunkte mit Titel und stichwortartiger, ergänzender Erklärung
  3. Wenn es sich bei den Agendapunkten um Vorträge oder Präsentationen handelt, dann sollte dies unter Nennung des Referenten erwähnt werden.
  4. Auch wenn Sie die Agenda bereits an alle Teilnehmer verschickt haben, sollten Sie trotzdem Kopien erstellen und diese den Teilnehmer zusammen mit anderen Konferenzdokumenten auf den Platz legen oder aber im Konferenzraum aushängen.

Zusammen mit einer knappen Einladung kann die Agenda dann verschickt werden. Die Einladung sollte neben den Rahmenbedingungen noch folgendes beinhalten

  1. Leiter der Konferenz
  2. Teilnehmer
  3. Adresse mit Anfahrtsbeschreibung und Parkmöglichkeiten
  4. Übernachtungen
  5. eventuelle Vorbereitungsarbeiten
  6. was die Teilnehmer mitbringen sollten
  7. Regelungen für die Verpflegung
  8. Zeitpunkt der Rückmeldung
  9. Ansprechpartner für Rückfragen

Check 3 – Die Wahl des Veranstaltungsortes

  1. Die richtige Größe für Zweck und Teilnehmeranzahl
  2. Die richtige Beschaffenheit
    1. Beleuchtung
    2. Fenster und Vorhänge
    3. Belüftungsmöglichkeit, Klimaanlage
    4. Temperatur
    5. Reinlichkeit
    6. Zugänge
    7. Mobiliar
    8. Technik
    9. Cateringecke
    10. Parkmöglichkeiten

Check 4 – Tischordnung und Bestuhlung

Je nach Art und Größe der Konferenz bieten sich verschiedene Tischordnungen beziehungsweise Bestuhlungen an:

  1. Blocktafel
  2. Karree groß oder klein
  3. U-Form
  4. Theaterbestuhlung
  5. Parlamentarische Sitzordnung
  6. Fischgrätenform
  7. Bankettbestuhlung
  8. E-Form

Check 5 – Technik, Hilfsmittel

  1. Overhead-Projektor und/oder Beamer
  2. Flipchart und Stifte
  3. Whiteboard und Stifte
  4. Pointer
  5. PC oder Laptop für Präsentationen
  6. Mikrofon/e
  7. Ausreichend Verlängerungskabel und Steckleisten
  8. Schreibmaterial (Papier, Blocks, Kugelschreiber, Bleistifte, usw.)

Bild: Image courtesy of Surachai / FreeDigitalPhotos.net

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